Более 2000 новостей, экспертных мнений, интервью и обзоров; 600 презентаций со всех мероприятий, 400 исследований ведущих компаний мира, 400 инноваций банков в сегменте МСБ - на новом сайте клуба. Перейти

Одной из основных задач, которую банки помогают решать своим клиентам, является обеспечение процесса «оплаты». Клиент-продавец заинтересован в быстром получении денежного вознаграждения за продаваемый товар/услугу, а клиент-покупатель заинтересован в удобном и безопасном способе передачи средств продавцу за свою покупку. Инвойс является средством решения данной задачи.

Инвойс (invoice) — это счёт на оплату, который формируется продавцом и передается покупателю в качестве запроса платежа. В инвойсе содержится данные о продавце и покупателе, перечень товаров/услуг с их характеристиками и стоимостями, условия сделки.

С повсеместной цифровизацией на смену инвойсингу, обеспечиваемому с помощью бумажных документов, пришел электронный инвойсинг (э-инвойсинг).

э-Инвойс выставляется, передается, принимается, обрабатывается, хранится в электронном виде определенной структуры и остается цифровым на протяжении всего жизненного цикла документа, от выставления до архивирования. Нельзя рассматривать в качестве э-инвойса счета в формате PDF, которые обычно отправляются по электронной почте, равно как и бумажные счета (даже если они преобразованы в цифровой формат). Приведенные примеры, ввиду их неструктурированных форматов, не могут автоматически обрабатываться, а соответственно не являются э-инвойсами.

Государственные инициативы и законы подталкивают к переходу на электронную форму документооборота, в том числе и обработки счетов. Во Франции с 1 января 2020 года электронное выставление счетов стало обязательным для всех платежных операций с B2G (business-to-goverment), а к 2026 году обработка электронных счетов станет обязательной для всех компаний, облагаемых НДС. В Польше по состоянию на конец 2021 года идет тестирование национальной системы э-инвойсов KSeF. Для обеспечения обязательного внедрения электронной формы счетов в ЕС проводится работа по стандартизации э-инвойсов (European standard EN 16931).

Довольно часто инвойсы рассматриваются исключительно как инструмент внешнеэкономической деятельности (ВЭД) предприятия, что является ошибочным мнением. Кроме B2G, использование инвойсов происходит и в B2B (например, оплата поставки оборудования юр. лицом), и в B2C (например, оплата «по ссылке» товара физ. лицом в интернет-магазине). Таким образом, инвойсы могут выставляться контрагентам вне зависимости от их места дислокации (внутри страны и за рубеж) и их юридической формы (физическим или юридическим лицам).

Программные решения для обработки электронных счетов могут помочь заменить ручные задачи автоматизированными бизнес-правилами и действиями для повышения эффективности и минимизации количества ошибок. Выставление инвойса из приложения дистанционного банковского обслуживания сокращает количество потенциальных ошибок при ручном вводе реквизитов продавца. В случае, если покупатель пользуется тем же банком (или другой интегрированной системой), что и продавец — мест для ошибок из-за ручного труда практически не остается. Система знает все реквизиты как продавца, так и покупателя, а последнему для совершения оплаты необходимо совершить минимальное количество действий без повторного набора текста с печатной формы счета.

Ведение истории электронных счетов позволяет строить аналитику по всем позициям в инвойсах, а также контролировать статус оплаты каждого выставленного счета. В случае, если продавец и покупатель обслуживаются в разных банках, то задача определения статуса инвойса становится нетривиальной. Но благодаря доступу к полной информации по расчетному счету продавца, система дистанционного банковского обслуживания может в автоматическом режиме определить, оплачен ли выставленный счет и сообщать человеку о всех неоплаченных и отклоненных счетах.

Интеграция системы инвойсинга с интернет- и мобильными банкингами упрощает процессы работы не только с прямыми, но и обратными платежами. В случае, если продавец вынужден вернуть часть, либо всю уплаченную сумму — запрос на данную транзакцию может быть сформирован системой автоматически.

Модуль инвойсинга входит в состав продукта UniBank. Данный модуль позволяет выставлять, оплачивать и контролировать состояние инвойсов с учетом лучших практик, приведенных выше. UniBank обеспечивает удаленное обслуживание клиентов, упрощая их взаимодействие с банком, а также организует внутренние процессы банка. Продукт UniBank является разработкой компании System technology, которая на протяжении более 20 лет занимается разработкой банковского программного обеспечения.

Больше публикаций от компании «Системные Технологии» читайте на нашем новом сайте.

Новости партнеров SME Banking Club